Case Study: Manajemen Waralaba F&B · Indonesia

Dari spreadsheet manual ke pipeline yang clear and high visibility , dalam 5 minggu.

Runchise mencatatkan 100–200 transaksi setiap bulan dengan aturan pipeline yang tertulis, tapi jarang diikuti. GiantFocal mengimplementasikan HubSpot dalam 5 minggu: pipeline staging yang tidak bisa dilewati, pencatatan dari ponsel dalam hitungan detik, dan seluruh percakapan WhatsApp masuk ke dalam satu sistem.

Klien · RunchiseLayanan · HubSpot Foundation + WhatsAppDurasi · 5 minggu, kick-off → go-live

Klik disini untuk konsultasi HubSpot Lihat cara kami mengerjakannya

Pipeline WaralabaReal-time

Kualifikasi7

RWBali

Waralaba kopi · 3 gerai

NFIndonesia Barat

Resto cepat saji

PTJawa Tengah

Paket dessert · 4 gerai

Penawaran5

AGIndonesia Timur

Waralaba bakery

SPBali

Cloud kitchen

KLJakarta

Waralaba pizza · 6 gerai

Menang3

Waralaba minuman

F&B regional

Minuman kekinian · 2 gerai

5minggu

kick-off → go-live

11→22

sales representative · adopsi (Feb → Mei 2026)

100–200

transaksi diproses / bulan

± Rp 1miliar

nilai pipeline waralaba baru / bulan

Runchise menangani sekitar 100–200 transaksi per bulan dengan 11 orang sales representative menggunakan Zoho dan spreadsheet manual. Sistem sebelumnya tidak punya mekanisme yang kuat untuk memastikan transaksi bergerak secara konsisten.

GiantFocal mengimplementasikan HubSpot dalam 5 minggu dengan imlementasi pipeline yang terstruktur, pencatatan aktivitas via aplikasi seluler, dan konsolidasi seluruh percakapan WhatsApp ke dalam satu platform terpusat.

Setelah satu bulan, sistem baru ini sudah berjalan optimal secara operasional. Dampak terhadap pendapatan akan menjadi fokus pada tahap berikutnya.

Runchise mengelola waralaba F&B di seluruh Indonesia dengan tim penjualan yang tersebar di Bali, Indonesia Barat, dan Indonesia Timur. Akibatnya, perkiraan penjualan hanya seakurat pembaruan terakhir dari masing-masing perwakilan. Hingga Februari 2026, 11 representative menangani 100–200 transaksi setiap bulan, dengan Zoho CRM sebagai sistem utama yang didukung spreadsheet manual untuk forecasting.

Pipeline waralaba ini melibatkan nilai finansial yang substansial. Setiap bulan, sekitar Rp1.000.000.000 nilai pipeline waralaba baru bergerak melalui tim, dengan estimasi kebocoran 10–20% yang teridentifikasi pada tahap awal. Bagi operator seperti Fai, risiko terbesar bukan pada tools melainkan pada visibilitas.

Ketika data dan gambaran besar tidak selaras, keputusan sering diambil berdasarkan angka yang tidak sepenuhnya dipercaya siapa pun. Dua orang memikul beban operasional yang signifikan, dan keduanya lebih banyak menghabiskan waktu merapikan data daripada menganalisisnya.

Untuk membuat laporan perkiraan, saya membutuhkan masukan yang konsisten dari tim penjualan.

— Fai Anthonius, National Expansion Manager di Runchise

Aturan hanya ada di dokumen

Kebiasaan dan ketergesaan membuat representative mengabaikannya. Fai harus merapikan data di setiap siklus.

Sulit dicatat dari ponsel

Aktivitas paling krusial, pencatatan harian dari lapangan, justru paling jarang masuk ke sistem.

Gambaran wilayah tetap buram

Kinerja Bali vs Indonesia Timur tak bisa dipantau real-time. Sebuah transaksi bisa terhenti berminggu-minggu tanpa disadari.

01Discover

Penemuan · Discover

Kami mulai dengan mengaudit pengaturan Zoho dan alur forecasting berbasis spreadsheet. Kami mengidentifikasi titik di mana representative berhenti mengisi data dan mengapa pencatatan aktivitas lapangan terlewatkan. Diskusi awal ini mengungkap skala pipeline dan potensi kebocoran yang menjadi kerangka acuan seluruh proyek.

02Architect

Perancangan · Architect

Kami merancang pipeline agar tahapan transaksi ditegakkan secara sistematis, bukan sekadar memo. Properti (kolom data yang disimpan HubSpot untuk tiap contacts dan deals) ditata sehingga parameter ‘wajib diisi’ sudah terintegrasi di dalamnya.

“Kami bisa mengatur parameter ‘boleh’ dan ‘tidak boleh’ secara sistem, jadi lebih terukur dan terarah.”

03Engineer

Pembangunan · Engineer

Pembangunan kami selesaikan dalam 5 minggu. Pipeline go-live dengan tahapan yang sudah ditegakkan. Kami menyederhanakan pencatatan aktivitas agar representative bisa memperbarui status dari ponsel dalam hitungan detik, mengonsolidasikan percakapan WhatsApp ke HubSpot, dan memigrasikan data dari Zoho ke struktur baru.

Go-live · 5 mingguTahapan ditegakkanUpdate dari ponselWhatsApp → HubSpotMigrasi data Zoho

04Operate

Operasional · Operate

Setelah satu bulan, kami melakukan tinjauan 30 hari secara terbuka, termasuk hal-hal yang masih bisa diperbaiki. Satu penyesuaian izin di awal kami tangani pada pagi yang sama, lalu kami perkuat prosesnya ke depan.

Dua pengaman proses

Kontak eskalasi di luar jam kerja untuk klien, dan langkah pengecekan status izin dalam QA implementasi kami, agar kasus serupa tidak terulang.

05Optimize

Optimasi · Optimize

Implementasi ini adalah fondasi awal. Fase berikutnya adalah otomatisasi dan Fai sudah menargetkan nilai tertinggi: deal recycle, menandai otomatis transaksi yang terlalu lama diam untuk ditugaskan ulang. Setelahnya: integrasi.

11 → 22 representative · adopsi naikFase 2 · otomatisasi (deal recycle)Diskusi Fase 2 · Juli

Disiplin yang ditegakkan sistem

Tahapan transaksi kini mengikuti alur yang tidak bisa dilewati representative, menggantikan aturan spreadsheet yang sering diabaikan.

Visibilitas real-time per wilayah

Fai memantau aktivitas lapangan di Bali, Indonesia Barat & Timur secara langsung tanpa menunggu laporan manual.

Konsolidasi percakapan

Seluruh komunikasi dengan propspek kini tercatat di HubSpot, tidak lagi tersebar di ponsel pribadi. Catatan dan email pun terintegrasi rapi.

Adopsi naik 11 orang → 22 orang

Jumlah representative yang memakai sistem naik dua kali lipat, dari 11 orang pada Februari 2026 menjadi 22 orang pada Mei 2026.

Implementasi cepat dan keyakinan keputusan yang lebih kredibel

Hanya 5 minggu dari kick-off ke pipeline aktif. Forecasting bukan lagi tugas membersihkan data, dan pencatatan aktivitas dibuat cukup sederhana sehingga tim benar-benar memakainya, itu adalah metrik terpenting untuk sebuah CRM.

Bekerja dengan Tim Kami

Ingin HubSpot benar-benar efektif dipakai tim penjualan Anda?

Runchise membangun secara bertahap: fondasi dulu, lalu otomatisasi, kemudian integrasi. Begitulah sustainable revenue system dibangun.
Apakah Anda ingin membangun sistem serupa?
Langkah pertama adalah konsultasi kebutuhan HubSpot dan kami akan kembali dengan usulan ruang lingkup yang jelas untuk bisnis Anda, bukan sekadar presentasi penjualan.

Klik disini untuk konsultasi HubSpot

HubSpot Gold Solutions PartnerSolutions Partner #1 di IndonesiaTersertifikasi di keenam Hub

Fondasiselesai · pipeline aktif

Otomatisasideal recycle · Fase 2, Juli

Integrasimenyatukan sistem pendapatan

Dari spreadsheet manual ke pipeline yang clear and high visibility , dalam 5 minggu.

Profil singkat proyek.

Sistem yang berjalan, bukan sekadar tools yang dibeli.

Forecasting hanya seakurat pembaruan terakhir tiap representative.

Aturan tanpa penegakan sistem hanya menjadi anjuran .

Focal Method, diterapkan pada implementasi ini.